روش بستن حساب ها در پایان دوره مالی

سازمان ها می توانند علاوه بر نرم افزار حسابداری، از نرم افزار های دیگری مانند اتوماسیون اداری و دبیرخانه آنلاین استفاده کنند.

همه چیز درباره چرخه حسابداری : از جمع‌آوری اسناد تا تراز آزمایشی اختتامیه

عملیات مربوط به ارزیابی عملکرد در هر سال مالی و بررسی وضعیت مالی در پایان سال مالی از جمع آوری اسناد تا تهیه تراز آزمایش اختتامیه را چرخه حسابداری می گویند که شامل ۳ بخش و چندین مرحله است و در این گفتار تشریح شده است.

با ما همراه باشید.

گزارش حسابداری

داده هایی که به سیستم حسابداری یک بنگاه وارد می شود، داده های اولیه بوده که از اسناد و مدارک مثبته راستی آزمایی شده، استخراج می شود. این اطلاعات مالی توسط سیستم حسابداری، پردازش شده و به صورت گزارش های حسابداری به عنوان خروجی سیستم در اختیار مدیران و صاحبان سهام و ممیزان دارایی و غیره قرار می گیرد. در واقع گزارشات حسابداری، مجموع اطلاعات مالی مربوط به یک واحد اقتصادی را به صورت خلاصه و طبقه بندی شده با توضیح و تفسیر ارائه می کند.

هر اندازه نرم افزار حسابداری خوبی داشته باشید، استخراج گزارشات حسابداری دقیق و مطابق با درخواست شما صادر می شود و اشراف اطلاعاتی شما را نسبت به سود و زیان و فعالیت های مالی، افزایش خواهد داد. بخشی از موفقیت یک بنگاه، به واحد حسابداری خوب بستگی دارد که بتواند مدیران و سهامداران را با اطلاعات شفاف، نسبت به وضعیت گذشته، حال و آینده، یاری دهد.

در سیستم حسابداری، کلیه اطلاعات مالی مربوط به یک بنگاه، بایستی شناسایی، اندازه گیری، ثبت و طبقه بندی شده و در قالب صورت های مالی، خلاصه و قابل استناد باشد اگر درخواست کننده ای، این اطلاعات را درخواست کرد، قابل ارائه و قابل استفاده باشد. به منظور بدست آوردن این اطلاعات در هر دوره مالی، عملیات مالی به صورت مستمر انجام شده و به طور منظم، تکرار خواهد شد که به آن چرخه حسابداری می گویند.

الزامی وجود ندارد که دوره مالی (دوره حسابداری) با سال مالی یکسان باشد.

چرخه حسابداری چیست؟

چرخه حسابداری ، مجموعه عملیاتی است که در یک شرکت یا موسسه به منظور ارزیابی عملکرد در هر سال مالی و بررسی وضعیت مالی آن در پایان سال مالی انجام می شود تا دفاتر قانونی یک سال مالی ممیزی و بررسی شده و اطلاعات مالی به دوره بعد، منتقل شود.

همه این کارها بر اساس سلسله اقدامات مالی و استاندارد های حسابداری و هم چنین تنظیم و تحریر دفاتر قانونی پلمپ روزنامه و کل انجام شده و صورت حساب سود و زبان و گزارش تزارنامه تهیه می شود. به همه این فعالیت ها، چرخه حسابداری گفته می شود.

در واقع این چرخه، از جمع آوری اسناد و مدارک مثبته آغاز و تا بستن دفاتر دائمی ادامه می یابد. در همه شرکت ها و موسسات که مشمول مالیات هستند، حسابداران با تهیه تراز آزمایشی از حساب های کل و معین، تساوی جمع عملیات بدهکار و بستانکار حساب های کل و معین را بررسی کرده و ارقام بدست آمده را با جمع ستون های بستانکار و بدهکار که از دفتر روزنامه حاصل می شود، تطبیق می دهند تا صحت ثبت رویداد های مالی را بررسی کنند. این ها نیز بخشی از فرآیند این چرخه را شامل می شود.

(مراحله چرخه حسابداری )

چرخه حسابداری دارای چند بخش است که در ادامه به آن اشاره میکنیم. چرخه حسابداری، شامل ۳ بخش و چندین مرحله است که به آن توجه کنید:

بخش اول چرخه حسابداری : فعالیت های دوره مالی

بخش نخست چرخه حسابداری ، فعالیت هایی است که در طول دوره مالی انجام می شود. در طول دوره مالی، فعالیت ها در شش مرحله جداگانه به ترتیب که در زیر ارائه شده است انجام می پذیرد:

جمع آوری اسناد و مدارک

در مرحله نخست، جمع آوری اسناد و مدارک مثبته است. در واقع، منظور از این مرحله، تهیه فاکتور و فیش و رسیدهای پرداخت بانکی و غیره بوده که برای تهیه اسناد مالی و ثبت در دفتر روزنامه، مورد نیاز است. در واقع اساس کار چرخه حسابداری ، جمع آوری اسناد و مدارک مثبت است. در این مرحله، حسابدار باید مراقب اسناد و مدارک صوری و غیر واقعی که زمینه رد دفاتر و محرومیت بنگاه از بخشودگی ها و معافیت های مالیاتی می شود، باشد. مثلا، شرکت های کاغذی که فاکتور با کد اقتصادی دیگران صادر می کند و اصالت ندارند.

تجزیه و تحلیل درست اسناد و مدارک

در مرحله دوم چرخه حسابداری که در بخش اول و در طول دوره مالی صورت می گیرد،‌ تجزیه و تحلیل اسناد و مدارک مثبته انجام می شود. تجزیه و تحلیل رویداد های مالی یا همان دو دو تا چهار تای حسابداری، به منظور اندازه گیری آثار مالی هر رویداد بر دارایی شرکت و موسسه بوده و تاثیرات بر روی بدهی و سرمایه و تعین حساب یا حساب های بدهکاری و بستانکاری نیز بررسی می شود.

(بعد از ثبت رویداد های مالی در دفتر روزنامه، مبلغ مندرج در ستون بدهکار دفتر روزنامه، به طرف بدهکار دفتر کل و مبلغ مندرج در ستون بستانکار دفتر روزنامه، به طرف بستانکار دفتر کل انتقال می یابد که در عکس بالا مشاهده می کنید)

(تنظیم دفتر روزنامه به ترتیب تاریخ وقوع رویداد های مالی)

توجه کنید که تجزیه و تحلیل رویداد های مالی در این قسمت، اقدامی مهم است که باید به دقت انجام شود.

مرحله سوم، صدور سند حسابداری است. پس از تجزیه و تحلیل اطلاعات در مرحله قبلی، اکنون نوبت سند زدن است از طریق نرم افزارهای موجود. صدور سند ، برای ثبت آثار مالی رویداد ها به ترتیب تاریخ وقوع صورت می گیرد و در بخش بدهکاری و بستانکاری ثبت می شود. مجوز های لازم برای ثبت این رویداد ها در دفاتر قانونی باید اخذ شود. لذا هر اطلاعات مالی شرکت یا موسسه، نمی تواند منجر به صدور سند حسابداری مستند و مستدل شود.

ثبت اسناد حسابداری

مرحله چهارم، ثبت اسناد حسابداری در دفتر روزنامه است. از روی سند حسابداری، دفتر روزنامه که سندی پلمپ شده و از اداره ثبت شرکت ها دریافت می شود و از اسناد قانونی هر شخص حقوقی است، تحریر می شود. دفتر روزنامه، دقیقا همانند سند حسابداری قابل استناد و دارای صلاحیت است.

توجه داشته باشید که ثبت اسناد مالی در دفتر روزنامه به ترتیب تاریخ اسناد با بدهکار و بستانکار کردن حساب هایی که می بایست به دفتر کل منتقل شود انجام می گیرد.

ثبت رویداد های مالی

مرحله پنجم در چرخه حسابداری ، ثبت رویداد های مالی در دفتر کل است. بعد از ثبت اسناد مالی تایید شده در دفتر روزنامه، نوبت به دفتر کل می رسد. مانده هر حساب در دفتر کل که به صورت ریز هر حساب در آن گنجانده شده، منتقل گردد. به زبان ساده تر، نقل کلیه اقلام از دفتر روزنامه به دفتر کل یا انتقال مبلغ مربوط به بدهکاری و بستانکاری در دفتر روزنامه به حساب های مربوطه در دفتر کل، در این مرحله انجام می گیرد.

این مرحله نیز باید بر اساس آیین نامه اجرای تنظیم دفاتر قانون مودیان مالیاتی صورت بگیرد.

انتقال اقلام

در مرحله ششم که پایان بخش اول چرخه در طول دوره مالی مودی مالیاتی است، نقل اقلام از اسناد مالی به دفاتر معین صورت می گیرد. در واقع، انتقال مبالغ بدهکاری و بستانکاری حساب های معین از اسناد حسابداری به حساب های مربوط در دفتر معین، در این بخش صورت می گیرد.

در این مرحله، همه حساب ها که جزییات و ریز اطلاعات دارند مثل تراکنش های بانکی، بایستی به صورت جزء به جزء در دفتر معین ثبت شوند.

بخش دوم: فعالیت هایی که باید در پایان هر ماه باید انجام شود

مرحله هفتم در چرخه حسابداری ، مربوط به فعالیت هایی است که بایستی در پایان هر ماه صورت بگیرد و نباید به ماه بعدی منتقل شود.

مانده گیری از حساب دفتر کل

مانده گیری از حساب های دفتر کل، فعالیتی است که در چرخه حسابداری ، انجام شده و از وظایف حسابداران می باشد. در پایان هر ماه،بایستی حسابداران، تراز های آزمایشی دفتر کل و معین را انجام داده و هدف از انجام این کار، بررسی تساوی گردش عملیات و مانده حساب های کل و معین و آزمون گردش عملیات حساب ها با جمع ستون بدهکاری و بستانکاری در دفتر روزنامه است که بایستی به درستی و با کمال دقت صورت بگیرد.

در واقع بعد از مانده گیری از اطلاعات های دفتر کل، بایستی در سرفصلی تحت عنوان تراز آزمایشی دو ستونی، همه حساب ها گنجانده شود.

بخش سوم چرخه حسابداری : اقداماتی که در پایان دوره مالی انجام می شود.

در بخش سوم چرخه حسابداری ، عملیات مهم مالی که باعث بسته شدن حساب ها در سال مالی می شود، انجام می پذیرد. در پایان هر دوره مالی و پس از ایجاد تراز آزمایشی، نیاز به یک سری اصلاحات هست که بایستی در دفاتر مالی صورت بگیرد. اکثر این اصلاحات، مربوط به :

• استهلاک دارایی های ثابت (fixed assets)
• ذخیره مطالبات مشکوک الوصول
• هزینه اجاره و بیمه پرسنل و حقوق و دستمزد پرداخت نشده

می باشد. بعد از انجام اصلاحات فوق الذکر، بایستی حسابداران محترم، تراز آزمایشی را طراحی کرده که همه اصلاحات اعمال شده نیز در آن درج شود. به این تراز آزمایشی، تراز آزمایشی اصلاح شده گفته می شود.

صورت سود و زیان

مرحله بعدی در چرخه حسابداری ، صورت سود و زیان است. همه فعالیت های یک بنگاه اعم از خصوصی یا دولتی یا عمومی، از طریق صورت سود و زیان مشخص می شود. در هر واحد تولیدی یا خدماتی یا بازرگانی، صورت سود و زیان، متفاوت است.

صورت سود و زیان

مرحله بعدی در چرخه حسابداری ، صورت سرمایه است. در همه واحدهای بازرگانی و خدماتی و تولیدی، صورت سرمایه به یک صورت است. صورت سرمایه در پایان هر دوره مالی باید محاسبه و بررسی شود. هر افزایش سرمایه ای در طول سال مالی انجام گرفته باشد، بایستی در محاسبه صورت سرمایه لحاظ شود . به خصوص در شرکت های سهامی عام که افزایش سرمایه از آورده نقدی یا مطالبات سهامداران یا تجدید ارزیابی دارایی ها انجام می شود.

تهیه ترازنامه

بحث بعدی در چرخه حسابداری ، ترازنامه است. ترازنامه یا بیلان به ۲ صورت تهیه می شود. ترازنامه T ، دارایی در یک طرف و بدهی و سرمایه در طرف دیگر درج می شود. هر دو طرف، بایستی بر اساس استاندارد های حسابداری، برابر و تراز باشد. برای اطلاع از ترازنامه همه ۵۵۰ شرکت پذیرفته شده در بازار بورس و فرابورس است به سامانه جامع ناشران (کدال) مراجعه کنید.

بستن حساب های موقت از دیگر مراحل در بخش سوم چرخه حسابداری است. هر شرکتی، دو نوع حساب دارد. یکی حساب دائم و دیگری حساب موقت. حساب موقت، در هر شرکت یا موسسه تولیدی و خدماتی و بازرگانی، متفاوت بوده و در پایان سال، معمولا به حساب خلاصه سود (زیان) بسته خواهد شد. نکته ای که باید توجه کرد ان است که در همه واحد ها، اقلام هزینه به عنوان حساب موقت می باشد.

تهیه تراز اختتامیه

مرحله بعدی در چرخه حسابداری ، تراز اختتامیه است. پیش از بستن حساب های دائم، بایستی لیستی از آن در صورت حساب تحت عنوان ترازنامه اختتامیه تهیه شود.

در مرحله دیگر، بعد از بستن حساب های موقت، نوبت به بستن حساب های دائم می رسد. عمده حساب های دائمی شامل دارایی ها و بدهی ها و سرمایه ها می باشد. پیش از افتتاح حساب های دائم در سال مالی جدید، بایستی فهرستی از آن در صورت حسابی تحت نام تراز افتتاحیه تهیه شود.

در واقع در مرحله سوم چرخه حسابداری ، بایستی ۶ اقدام انجام شود:

• ثبت کلیه تعدیلات و انتقال رویداد های مالی به حساب های کل و معین به منظور اصلاح حساب های کل و حساب های معین
• تنظیم صورت سود و زیان بنگاه
• بستن حساب های موقت یا همان بستن حساب های سود و زیان و تعیین نتیجه نهایی عملیات بنگاه
• تنظیم صورت حساب سرمایه و ترازنامه بنگاه
• تهیه و تنظیم ترازنامه آزمایشی اختتامی
• بستن حساب های دائمی.

چند نکته مهم حسابداری

• در تراز آزمایشی اختتامیه، صرفا دارایی و بدهی و حساب سرمایه موجود است.
• در تراز آزمایشی اختتامیه، خبری از درآمد ها و هزینه ها و برداشت ها نیست.
• به دلیل آن که حساب های موقت بسته شده، مانده آن ها نیز صفر می شود.
• در تراز آزمایشی اختتامیه، همان حساب هایی که در ترازنامه موجود است، بدست می آید.
• در تراز آزمایشی، مانده بدهکار مربوط به هر یک از حساب دفتر کل در ستون بدهکار و مانده بستانکار هر حساب دفتر کل در ستون بستانکار درج شود.
• علت اصلاح و تعدیل حساب های دفتر کل، موضوع دوره مالی و اصل تطابق است که بایستی درآمد تحقق یافته و هزینه واقع شد در یک دوره مالی شناسایی و مقابله شود.
• هر اقدامی که برای به روز کردن حساب در پایان دوره مالی بر اساس تعهد و رعایت اصل تطابق هزینه با درامد صورت بگیرد، ثبت اطلاحی گفته می شود.
• تراز آزمایشی دو ستون، بر مبنای اقلام بدهکار و بستانکار حساب دفتر کل نوشته می شود.
• تراز آزمایشی چهار ستونی، علاوه بر مانده حساب، گردش بدهکار و بستانکار حساب های دفتر کل را ارائه می کند.

(تراز آزمایشی دو ستونی و چهارستونی)

• برابر جمع موارد بدهکار و بستانکار ستون گردش عملیات و مانده حساب ها در تراز آزمایشی، دلیلی بر عدم اشتباه در تهیه اسناد حسابداری و دفاتر قانونی نیست. چون بعضی از اشتباهات، تاثیری در برابر ستون بدهکار و بستانکار تراز آزمایشی ندارد.
• آنالیز غلط یک معامله یا ثبت نکردن یک رویداد مالی به صورت سهوی یا عمدی در دفاتر یا مشاهده ثبت های تکراری، از جمله مواردی است که در توزان ستون های تراز آزمایشی،‌ تاثیری نداشته و با تهیه این ترازنامه، کشف نخواهد شد.

مواردی که سبب عدم توازن تراز آزمایشی می شود

• ثبت سند حسابداری به صورتی که ارقام بدهکاری با بستانکاری غیر برابر داشته باشد.
• انتقال دادن یک طرف ثبت دفتر روزنامه به دفاتر کل
• انتقال نادرست اطلاعات ثبت دفتر روزنامه به دفتر کل بنگاه
• روند غلط در مانده گیری هر کدام از حساب های مربوط به دفتر کل
• روند غلط در محاسبه جمع ستون های تراز آزمایشی

اگر ستون های تراز آزمایشی، روش بستن حساب ها در پایان دوره مالی فاقد توازن باشد، موارد زیر را در نظر بگیرید:

• محاسبه مجدد ستون های تراز آزمایشی در دستور کار قرار بگیرد.
• مانده حساب ها به صورت درستی از دفتر کل به تراز آزمایشی انتقال یابد.
• اطمینان از انتقال کلیه اقلام از دفتر روزنامه به دفتر کل با روش بررسی اقلام درج شده در حساب دفتر کل به روزنامه.

پنج رفتار مهم که باید در موعد قانونی انجام گردد

برخی موارد در حسابداری وجود دارد که باید در زمان و مهلت معینی که از طرف دولت و یا سازمان ها تعیین شده انجام شود . عدم انجام این امور باعث تعلق جریمه و یا عدم برخورداری از مزایا و معافیت های مقرر در قانون شود

• ارسال لیست مالیات حقوق کارکنان
• ارسال اینترنتی لیست بیمه حقوق کارکنان
• ارسال اظهار نامه الکترونیکی مالیات بر ارزش افزوده
• ارسال گزارشات خرید و فروش فصلی
• ارسال اظهارنامه عملکرد

اگر سوالی درباره چرخه حسابداری و تنظیم صورت های مالی و دفاتر قانونی و گزارش معاملات فصلی و مالیات بر ارزش افزوده دارید، موارد را از طریق بخش کامنت، درج کنید.

بستن حسابها در پایان دوره مالی

انجام امور حسابداری، دارای مراحلی می باشد که هر کدام از آنها از اهمیت خاصی برخوردار است و هر کدام زمان و شرایط خاص خود را می طلبد. زمانی که دیتاها و اطلاعات مالی به صورت خام به سیستم وارد می شوند، تا زمانی که به شکل گزارش نهایی ساخته می شوند، عملیات های مختلفی روی آنها صورت می گیرد که هدف هر کدام از این عملیات مشخص می باشد.

برخی از این عملیات، در ابتدای دوره و برخی در طول دوره مالی صورت می گیرند و سپس برخی از آنها نیز در پایان سال مالی مورد بررسی قرار می گیرند که این فعالیت ها به بستن حساب ها در پایان دوره مالی شهرت یافته اند.

مفهوم بستن حساب ها:

فرآیند حسابداری تحت وب متشکل از حساب های زیادی می باشد که در پایان دوره مالی، تمامی آنها بایستی صفر شوند. یعنی حساب های مانده بدهکار، بستانکار شوند و همچنین حساب های مانده بستانکار، بدهکار گردند. این فرآیند در حسابداری به فرآیند بستن حساب ها در پایان دوره مالی معروف می باشد که به روش بستن حساب ها در پایان دوره مالی وسیله آن تمامی حساب ها صفر می گردند.

انجام این امر باعث می گردد که یک صورت کلی از حساب های مالی شرکت و سازمان در اختیار مدیران آن قرار گیرد و به راحتی بتوانند در روند کسب و کار سال های آتی برای اخذ تصمیمات بهتر از آنها استفاده نمایند.

تهیه صورت های مالی و بستن حساب ها:

در حسابداری آنلاین 3 نوع حساب دائمی، موقت و مخلوط تعریف شده اند که در شرایط لازم هر کدام از آنها باید بسته شوند. البته باید خاطر نشان کرد که حساب های مخلوط، تحت شرایطی به حساب های دائم یا موقت تبدیل می شوند و در انتهای سال مالی، تنها حساب های موقت و دائم بسته می شوند.

بستن حساب های مالی تنها مختص پایان سال نمی باشد و ممکن است در طول سال نیز بنا به دلایلی این اقدام صورت گیرد مثلا در صورتی که برخی از مشتریان باقیمانده بدهی خود را پرداخت نکرده باشند و حساب آنها نیمه کاره مانده باشد. بنابراین شرکت با بستن حساب وی در واقع مطالبه خود را جز معوقات سوخت شده قرار می دهد.

اما در پایان دوره مالی به منظور مشخص شدن میزان سود و زیان و انتقال بعضی از حساب ها به سال مالی بعد، حسابداران اقدام به بستن حساب ها می کنند که حساب های موقت بسته شده و حساب های دائمی نیز پس از بسته شدن به سال مالی بعد انتقال می یابند.

تهیه صورت های مالی و بستن حساب ها دارای چرخه زیر می باشد:

• جمع آوری و طبقه بندی دقیق اطلاعات مالی با جزئیات
• تجزیه و تحلیل اطلاعات گردآوری شده و ارزیابی آنها
• ثبت دفاتر قانونی شامل دفتر روزنامه و دفتر کل
• آماده کردن تراز آزمایشی
• برطرف کردن اشتباهات و اصلاح و تعدیل دفاتر
• تهیه تراز آزمایشی اصلاح شده
• تهیه روش بستن حساب ها در پایان دوره مالی صورت سود و زیان و صورت تغییرات سرمایه
• بستن حساب های موقتی
• تهیه تراز اختتامیه
• تهیه ترازنامه شرکت و بستن حساب های دائمی و انتقال به سال مالی بعد

حساب هایی که باید اصلاح شوند:

• اصلاح حساب پیش پرداخت اجاره
• اصلاح حساب موجودی ملزومات
• اصلاح حساب پیش دریافت حق الزحمه خدمات
• ثبت هزینه آب و برق پرداخت نشده
• ثبت حقوق و دستمزد پرداخت نشده
• ثبت درآمد تحقق یافته ثبت نشده
• ثبت استهلاک مربوط به دارایی ها

بستن حساب های موقت:

حساب های موقت در حقیقت در پایان سال مالی مورد نظر بسته می شوند، اما به سال مالی بعدی انتقال نمی یابند. این حساب ها، انواع درآمدها، هزینه ها و برداشت وجوه را شامل می شوند که طی مراحل زیر بسته می شوند:

مرحله 1، بستن حساب درآمد:

برای بستن حساب های موقت از حساب خلاصه سود و زیان استفاده می شود که در این حالت حساب درآمد، بدهکار و حساب خلاصه سود و زیان، بستانکار می گردد.

مرحله 2، بستن حساب هزینه ها:

پس از محاسبه نمودن جمع هزینه ها، حساب سود و زیان، با جمع هزینه ها بدهکار می شوند و پس از آن، تمام حساب های هزینه و حساب های مربوط به آن نیز بستانکار می گردند.

مرحله 3، بستن حساب خلاصه سود و زیان:

پس از نهایی شدن صورت حساب سود و زیان، اگر مانده آن بستانکار باشد، بدهکار می گردد و حساب سرمایه بستانکار می شود که اصطلاحا سود نامیده می شود و اگر مانده حساب سود و زیان بدهکار گردد، بستانکار می شود و سرمایه نیز بدهکار می شود که در این حالت حساب سود و زیان، زیان نامیده می شود.

مرحله 4، بستن حساب برداشت:

در این مرحله که مرحله آخر است، بستن حساب های موقت حساب سرمایه صورت می گیرد که بدهکار می گردد و حساب برداشت، بستانکار می شود.

نکته: حساب سرمایه بایستی با مانده حساب برداشت، بدهکار و برابر شود.

سازمان ها می توانند علاوه بر نرم افزار حسابداری، از نرم افزار های دیگری مانند اتوماسیون اداری و دبیرخانه آنلاین استفاده کنند.

بستن حساب های دائمی:

در ایران بر اساس قوانین و مقرارت موجود در کشور، استفاده از دفاتر ناتمام سال های قبل برای ثبت عملیات مالی سال آتی ممنوع می باشد. در این خصوص شرکت ها بایستی برای هر سال مالی، دفاتر جدیدی را به منظور نگهداری حساب های خود ثبت و پلمپ نمایند.

نقل و انتقال مستقیم مانده حساب های دائمی از یک سال به سال بعد عملی نیست و برای این کار از دو حساب واسطه به نام های تراز اختتامیه و تراز افتتاحیه برای نقل مانده حساب ها به دفاتر سال بعد استفاده می گردد.

انواع صورت های مالی:

در حسابداری رایگان صورت های مالی به چند دسته تقسیم می شوند که در زیر به برخی از مهم ترین آن ها اشاره می شود:

• ترازنامه
• صورت حساب سود و زیان
• صورت گردش وجوه نقد
• صورت سود و زیان جامع

انواع دارایی:

دارایی ها در شرکت ها و بنگاه های اقتصادی به چند دسته تقسیم می شوند که در زیر به آنها اشاره می شود:

دارایی های ثابت:

دارایی هایی هستند که در یک مدت زمان کوتاه و 1 ساله به وجه نقد تبدیل نمی شوند اما به طور مستقیم در فرایند تولید نقش دارند و بدون حضور آنها تولیدی صورت نخواهد گرفت.

این دارایی ها به مرور زمان مستهلک شده و از ارزش آنها کاسته می شود. دارایی های ثابت دارای دو نوع مشهود و نا مشهود هستند که در زیر به برخی از آنها اشاره می شود:

دارایی های مشهود:

• ماشین آلات
• تجهیزات
• لوازم
• ساختمان محل شرکت

دارایی های نامشهود:

دارایی های جاری:

به دارایی هایی گفته می شود که در یک بازه 1 ساله و یا کوتاه تر به وجه نقد تبدیل می شوند که به آنها دارایی های در گردش نیز می گویند.

اصلاح حساب ها در پایان دوره مالی

اصلاح حساب ها در پایان دوره مالی و بستن آنها یکی از امور حسابداری میباشد که معمولا در پایان سال مالی و قبل از تهیه صورت های مالی انجام میگردد که شیوه آن به شرح زیر میباشد:

آنچه در ادامه مقاله خواهید خواند

در صورت حساب سود و زیان:

• درآمدها : اصل تحقق درآمد: به محض ارائه خدمات درآمدها باید شناسایی و ثبت شود. هر چند که پول نقد دریافت شده باشد یا نشده باشد.
• هزینه ها: اصل تطابق : هزینه های هر دوره باید از درآمد های همان دوره کسر شود. هزینه هر چند که پول نقد دریافت شده باشد یا نشده باشد.

اصلاح حساب ها در پایان دوره شامل موارد زیر می باشد:

1. اصلاح حساب پیش پرداخت هزینه ها
2. اصلاح حساب پیش دریافت درآمد
3. اصلاح حساب موجودی ملزومات
4. اصلاح حساب هزینه های معوقه ( اتفاق افتاده ولی ثبت نشده است )
5. اصلاح حساب درآمد های معوقه (اتفاق افتاده ولی ثبت نشده است )
6. اصلاح حساب موجودی کالا که فقط در شرکتهای بازرگانی استفاده میشود.
7. اصلاح حساب استهلاک که فقط در مورد دارایی های ثابت استفاده میشود.
8. اصلاح حساب اصلاح حساب مطالبات سوخت شده که فقط در مورد بدهکاران است.

1 – اصلاح حساب پیش پرداخت هزینه ها در پایان دوره مالی ( بیمه و اجاره ):

هرگاه شرکتی هزینه ای را انجام دهد و منافع آن بیشتر از یک سال مالی نصیبش گردد به آن پیش پرداخت هزینه می گویند. که یک نوع دارایی جاری است مانند پیش پرداخت بیمه و اجاره.

• سند حسابداری زمانی که حساب پیش پرداخت هزینه ها را ایجاد میکنیم:

بدهکار پیش پرداخت هزینه **

بستانکار صندوق / بانک **

• سند حسابداری زمان اصلاح حساب پیش پرداخت هزینه ها در پایان سال مالی:

بدهکار هزینه مربوطه ( گاز )**

بستانکار پیش پرداخت هزینه **

• محاسبه پیش پرداخت هزینه:

مبلغ پیش پرداخت * ( تعداد ماه مصرف شده / تعداد ماه قرارداد )

مبلغ پیش پرداخت ضربدر ( تعداد ماه مصرف شده تقسیم بر تعداد ماه قرار داد )

2 – اصلاح حساب پیش دریافت درآمد در پایان دوره مالی:

هر گاه موسسه ای مبلغی را از مشتریان خود دریافت نماید تا بعدا کاری را انجام دهد مبلغ دریافت شده را پیش دریافت درآمد می گویند که یک نوع بدهی محسوب میشود.

هر گاه موسسه به تعهد خود عمل کرد و خدمات را انجام نمود آن گاه درآمد تحقق می پذیرد.

• زمان ایجاد حساب پیش دریافت درآمد:

بدهکار صندوق / بانک **

بستانکار پیش دریافت درآمد **

• زمان اصلاح حساب پیش دریافت درآمد:

بدهکار پیش دریافت درآمد **

• محاسبه پیش دریافت درآمد:

مبلغ پیش دریافت درآمد * ( تعداد ماه مصرف شده / تعداد ماه قرارداد )

مبلغ پیش دریافت درآمد ضربدر ( تعداد ماه مصرف شده تقسیم بر تعداد ماه قرارداد )

3 – اصلاح حساب موجودی ملزومات:

قسمتی از دارایی های جاری است که به طور روزانه در جریان کار روزمره موسسه استفاده میشود و از بین میرود.

• زمان ایجاد حساب حساب موجودی ملزومات:

بدهکار موجودی ملزومات **

بستانکار صندوق / بانک **

• زمان اصلاح حساب موجودی ملزومات در پایان دوره:

بدهکار هزینه ملزومات **

بستانکار موجودی ملزومات **

• روش محاسبه هزینه ملزومات مصرف شده:

هزینه ملزومات مصرف شده = خرید ملزومات اول دوره + موجودی ملزومات طی دوره _ موجودی ملزومات پایان دوره

4 – اصلاح حساب هزینه های معوقه:

هزینه هایی هستند که تا پایان سال مالی تحقق یافته اند اما در دفاتر ثبت نشده اند.

اگر پرداخت حقوق ماهانه کارکنان در تاریخ 15 هر ماه انجام گیرد در پایان اسفند ماه معادل 15 روز از حقوق ماهیانه کارکنان تحقق یافته که جز هزینه های مالی است و باید در دفاتر ثبت گردد.

نکته : حقوق پرداختنی یک بدهی جاری است که در ترازنامه نشان داده میشود.

5 – اصلاح حساب درآمد های معوقه:

درآمد هایی که طی دوره مالی تحقق یافته اند ولی دریافت ثبت نشده است.

اگر یک موسسه قرارداد ارائه خدماتی را بسته باشد اما دریافت وجه نقد منوط به اتمام کار باشد درآمد حاصل از ارائه آن قسمت از کار یا خدمات که مربوط به دوره مالی جاری است تحقق می یابد در حالی که در حساب ها ثبتی صورت نگرفته است.

در نتیجه در پایان دوره مالی ثبت حسابداری زیر انجام می گردد.

بدهکار حساب های دریافتنی **

6 – اصلاح حساب موجودی کالا:

این موضوع مربوط به شرکت های بازرگانی میباشد.

7 – اصلاح حساب استهلاک دارایی های ثابت:

مربوط به دارایی های ثابت است که یکی از روش های استهلاک روش خط مستقیم است.

بدهکار هزینه استهلاک

بستانکار استهلاک انباشته **

روش خط مستقیم = (بهای تمام شده دارایی _ ارزش اقساط ) / عمر مفید

1. حساب های موقت
2. حساب های دائمی

حساب های موقت:

حساب هایی هستند که در صورت سود و زیان می آیند و مانده آن ها در پایان سال مالی باید صفر شود مانند: درآمد ها و هزینه ها

روش بستن حساب ها در پایان دوره مالی

در مقاله ی "چگونه یک ترازنامه غیرتراز را اصلاح کنیم؟" بیان نمودیم که ترازنامه می بایست در انتهای سال مالی تراز باشد و مجموع دارایی با بدهی و حقوق صاحبان سهام در هر زمان برابر باشد. این تراز نبودن می تواند به دلیل وجود خطا و یا مشکلی در ورود رویدادهای مالی باشد. اما گاهی برخی رویدادهای موثر بر حسابها، دارای مستندات مشهودی نیستند و می بایست به وسیله ی ثبت های اصلاحی به سیستم افزوده شود تا ترازنامه تراز گردد. برای آشنایی با اصلاحات حساب و تکنیک های ثبت های اصلاحی با لایواکانتینگ همراه شوید.

حساب های اصلاحی؛ ورودی های دفتر روزنامه هستند که در انتهای دوره ی مالی افزوده می شوند تا با تغییر روش بستن حساب ها در پایان دوره مالی در حسابهای کل؛ ترازنامه را تراز کنند. این اصلاحات برای نشان دادن موقعیت صحیح مالی کسب و کار مطابق با چارچوب انتخابی مانند GAAP و IFRS هستند. این اصلاحات به طور کلی شامل تطبیق درآمد با هزینه ها طبق اصل تطابق می باشد و بنابراین بر روی سطح گزارش شده ی درآمد و هزینه تاثیر می گذارد.

ثبت حسابهای اصلاحی یکی از کلیدی ترین مراحل در زمان بستن سال مالی هستند، همانطور که در چرخه ی حسابداری به آن اشاره شد، زمانی که تراز آزمایشی به تراز نهایی تبدیل می شود، اصلاح حسابها ضروری است. معمولا صورتهای مالی بدون اعمال ثبت های اصلاحی، به طور کامل منطبق بر استانداردهای حسابداری نیستند.

یک ثبت اصلاحی می تواند انواع تراکنش های حسابداری را شامل بشود.در ادامه متداول ترین آنها قید شده اند:

- ثبت استهلاک و استهلاک انباشته برای دوره مالی

- ثبت مطالبات مشکوک الوصول

- ثبت موجودی خارج از رده انبار

- ثبت تراکنش های برگشت از فروش

- ثبت کاهش ارزش دارایی ها

- ثبت تعهد بازنشستگی

- ثبت اندوخته گارانتی

- ثبت درآمد دریافتنی

- ثبت صورتحسابهای درآمد تحقق نیافته به عنوان بدهکار

- ثبت هزینه های تحقق یافته اما پرداخت نشده

- ثبت پرداخت های ثبت شده اما استفاده نشده به عنوان هزینه های پیش پرداخت

- برای تنظیم تراز نقدینگی در فرایند مغایرت گیری آیتم ها در "صورت مغایرت بانکی"

همانطور که در لیست بالا مشاهده نمودید؛ اصلاح ورودی ها شامل سه دسته ی اصلی می باشد که عبارت است از:

- اقلام تعهدی : ثبت درآمد و هزینه ای که تابحال به صورت یک تراکنش استاندارد حسابداری ثبت نشده است .

- بازپرداخت (انتقال بخشی از دریافتها یا پرداختهای نقدی گذشته به دوره های آتی): به تعویق انداختن درآمد یا هزینه ای که ثبت شده است ولی استفاده نشده است و یا بدست نیامده است.

- برآورد : برآورد مقدار اندوخته شامل مطالبات مشکوک الوصول یا موجودی خارج از رده انبار

زمانی که اقلام تعدی، بازپرداخت و یا تخمینی را به دفتر روزنامه وارد می کنید؛ به طور معمول؛ یک حساب بدهکاری یا دارایی درگیر می شود. برای مثال، اگر یک هزینه را به صورت اقلام تعهدی ذخیره می کنید؛ یک حساب با ماهیت بدهکار؛ افزایش می یابد. یا؛ اگر درآمدی را به صورت بازپرداخت ثبت می کنید؛ مجددا حسابی با ماهیت بدهکار افزایش می یابد. بنابراین ورود ثبت های اصلاحی نه تنها بر روی صورت سود و زیان تاثیر می گذارد؛ بلکه بر روی ترازنامه نیز تاثیر می گذارد.

زمانی که ثبت های اصلاحی برای اقلام تعهدی و بازپرداخت ثبت می شود؛ به طور معمول آنها ثبت معکوس نیز می شوند. این بدان معناست که سیستم های حسابداری پیشرفته به صورت خودکار؛ دقیقا یک ورودی برعکس در دفتر روزنامه سال مالی بعد ثبت می کنند. با انجام این کار؛ تاثیر ثبت اصلاحی؛ در دو سال مالی حذف می گردد.

در شرکت ها معمولا مجموعه ای از استانداردها برای ثبت های اصلاحی بالقوه وجود دارد که می بایست در انتهای هر دوره ی مالی ارزیابی شود. این ثبت ها معمولا در یک چک لیست استاندارد ثبت می شوند.

مثال هایی از ثبت های اصلاحی

استهلاک : موسسه ذکاوت, 12.000 ریال برای استهلاک مرتبط با دارایی های جاری را در هر ماه ثبت می کند. ثبت به صورت زیر می باشد.

روش بستن حساب ها در پایان دوره مالی

۱- ابتدا وارد برنامه حسابداری آسان شوید.
٢- روی صفحه اصلی برنامه روی گزینه گزارشات رفته و مراحل زیر را دنبال کنید:
٣- گزارشات -- تراز کل -- تراز کل دو ستونی -- ترازنامه تا آخرین عملکرد
در این جا تراز کل مالی شما نشان داده می شود. در ھمین قسمت روی گزینه چاپ رفته و کلید اینتر را فشار دھید.
۴- دوباره روی ترازکل رفته و مراحل زیر را دنبال کنید:
تراز کل -- تراز کل دوستونی -- ترازنامه منتھی به تاریخ ۳۰/۱۲/۹۹
دراین جا ترازکل مالی شما منتھی به تاریخ نشان داده می شود.
۵-دو تراز را با ھم مقایسه کنید. ( در این مرحله با کلید F۱۰ میتوانید این دو تراز را مقایسه کنید )
اگر این دو تراز کاملا با ھم یکی بود و ھیچ مغایرتی بین این دو تراز نبود شما مجاز به بستن حسابتان می باشید .
(در صورت وجود ھر نوع مغایرتی شما نباید حساب مالیتان را ببندید چرا که در آینده حسابداری شما دچار مشکل خواھد شد)
در صورت وجود مغایرت با شرکت آسان تماس حاصل فرمایید تا شما را برای رفع مغایرت راھنمایی نمایند.
۶- در این مرحله از برنامه یک کپی پشتیبان تھیه فرمایید.
٧- کپی را روی یک حساب خام بازیابی کنید.
ساختن یک حساب جدید (خام)
به طور مثال برنامه قبلی A88 بوده و حالا می خواھیم حسابی با نام A89 ایجاد کنیم .
ابتدا وارد برنامه حسابداری آسان شوید.
در این جا دو حالت وجود دارد:
الف: برنامه حسابداری قدیمی باشد .
ب: برنامه حسابداری جدید باشد .

الف :در حالت الف (اگر برنامه قدیمی باشد) مراحل زیر را دنبال کنید :
متفرقه -----> امکانات جانبی ----> ایجاد دفتر جدید (یک صفحه مشکی ایجاد می شود) در این صفحه عبارت زیر را تایپ کنید
New A89

ب : (اگر برنامه جدید باشد ) مراحل زیر را دنبال کنید:
متفرقه ---> امکانات جانبی ---> در ایجاد دفتر جدید تایپ نمایید A89 (نام حساب جدید)
بعد از انجام مراحل قبلی در صورت قدیمی یا جدید بودن حساب مراحل زیر را دنبال کنید :
٨- در این مرحله از برنامه حسابداری کاملا خًارج شده و روی صفحه مانیتور روی ھمان آسانی که با آن کار میکردید کلیک راست کرده و گزینه Create shortcut را انتخاب نمایید.
یک آسان جدید روی صفحه مانیتور ظاھر می شود روی آن راست کلیک کرده و گزینه Properties را انتخاب نمایید
پنجره ای باز می شود در آن دو گزینه Start in و Target وجود دارد.

در روبروی ھر کدام از آن ھا یک مسیر نوشته شده است در آن مسیر تنھا نام حساب را پاک کرده و نام حساب جدید را تایپ نمایید.

به طور مثال اگر حساب قبلی A88 باشد و برنامه در درایو : C باشد
در مسیر برنامه نوشته شده است
….C:\asan6\a88\Fw
در ھر دو مسیر Start in و Target فقط A88 را به A89 تغییر می دھیم سپس Ok کرده و پنجره را می بندیم .
٩- وارد حساب جدید شده و کپی پشتیبان گرفته شده درمراحل قبل را در این حساب بازیابی کنید .
١٠ -در این مرحله باید حساب برداشت را ببندید .
تذکر:
این قسمت برای اشخاصی که حساب برداشت در منو ترازشان دارند و می خواھند در سال جدید مانده برداشت با صفر شروع شود و یا برای موسسه ھایی که دارای صاحبان سرمایه (شرکا ) می باشد استفاده می شود .
(خلاصه سود و زیان را در معرفی حساب ھا و اشخاص با کد ٩٩٣۶۶۶ معرفی نمایید)

در صورتی که صاحب سرمایه یک نفر باشد:

۱-برای بستن حساب برداشت باید روی صفحه اصلی در قسمت ایجاد سند حسابداری رفته و مراحل زیر را دنبال کنید:

ایجاد سند حسابداری --- > ثبت سند --- >

خلاصه سود وزیان ******* بدهکار

در صورتی که موسسه دارای صاحبان سرمایه باشد:

در حالتی که چند شریک با ھم کار میکنند ممکن است ھر یک از شرکا در طول سال مبلغی را برداشت کنند که برای تقسیم سود و صفر نمودن برداشت به صورت زیر عمل می کنیم:
روی صفحه اصلی برنامه ایجاد سند حسابداری ثبت سند (مبلغ سود را بین شرکا تقسیم می کنیم )

به طور مثال در موسسه ای دو نفر شریک می باشند. برداشت اقای الف در طول سال ۰۰۰/۰۰۰/۵ ریال و برداشت آقای ب ۰۰۰/۰۰۰/۳ ریال و سود سالیانه موسسه ۰۰۰/۰۰۰/۲۰ ریال می باشد.

حساب شخصی آقای الف ۰۰۰/۰۰۰/۵ ریال بدهکار
حساب شخصی آقای ب ۰۰۰/۰۰۰/۳ ریال بدهکار
برداشت آقای الف ۰۰۰/۰۰۰/۵ ریال بستانکار
برداشت آقای ب ۰۰۰/۰۰۰/۳ ریال بستانکار
و سند را ذخیره می کنیم.
مجدداٌ در ھمان قسمت ایجاد سند حسابداری --> ثبت سند ---> سند بین :

خلاصه سود و زیان ۰۰۰/۰۰۰/۲۰ ریال بدهکار
حساب شخصی الف ۰۰۰/۰۰۰/۱۰ ریال بستانکار
حساب شخصی ب ۰۰۰/۰۰۰/۱۰ ریال بستانکار

( توجه: افراد به ھر مبلغی که سود به آنھا تعلق می گیرد بستانکار می شوند )
١٠ - روی منوی اصلی برنامه رفته و مراحل زیر را دنبال کنید
متفرقه --- شروع دوره جدید کاری --- بستن حسابھا تا آخرین عملکرد --- شروع دوره جدید کاری --- شروع دوره جدید کاری ---
اگر کلمه رمز دارید در اینجا تایپ در غیر این صورت اینتر کنید --- قیمت تمام شده کالاھا به روش میانگین حساب شود --- موجودی ھمه انبارھا انتقال یابد --- اسناد خرج شده تا سررسید (ترجیحا تًاریخ روز را بزنید اما اگر شما چک ھای برگشتی زیادی دارید و جواب آنھا را ندارید تاریخ را حداکثر ٢٠ روز قبل بزنید
پیغام می دھد ( . رکورد کنترل شد ---- اینتر کنید --- Y ---
حال شما دارای یک حساب کاملا مرتب شده ھستید.